ضرورت Email Mirroring در SmarterMail برای تضمین پایداری ارتباطات سازمانی
در دنیای امروز، ایمیل هنوز مهم‌ترین ابزار رسمی ارتباطی سازمان‌ها است. از قراردادها و مکاتبات حقوقی گرفته تا ارتباطات روزمره با مشتریان، همه چیز در بستر ایمیل ثبت و مستند میشود. اما یک تهدید جدی همیشه وجود دارد: قطعی اینترنت و اختلال در دیتاسنترهای داخلی. تصور کنید در میانه یک مذاکره حساس با یک مشتری خارجی یا هنگام ارسال اسناد مالیاتی، اینترنت کشور یا سرور اصلی شما از دسترس خارج شود. نتیجه چه خواهد بود؟ توقف کامل ارتباطات، از دست رفتن اعتماد مشتریان و حتی خسارت‌های مالی غیرقابل جبران.
اینجاست که سرویسEmail Mirroring در SmarterMail به عنوان یک راهکار حیاتی مطرح میشود. این سرویس تضمین می‌کند که حتی در بدترین شرایط، از قطعی اینترنت گرفته تا از کار افتادن سرور اصلی، جریان ارتباطات ایمیلی شما هرگز متوقف نشود.
Email Mirroring چیست؟
Email Mirroring یک تکنیک پیشرفته در معماری میل‌سرورهاست که به کمک آن، ایمیل‌ها و داده‌های کاربری به صورت Real-time یا نزدیک به لحظه‌ای، از سرور اصلی به یک سرور پشتیبان (Mirror) منتقل می‌شوند.
- سرور اصلی ایمیل (Primary) در ایران قرار دارد.
- سرور Mirror در دیتاسنتر خارجی (مثلاً آلمان) مستقر است.
- تمام ایمیل‌ها، پوشه‌ها، لاگ‌ها، سطوح دسترسی و حتی تغییرات پروفایل کاربران به طور همزمان روی سرور ثانویه ذخیره می‌شوند.
در شرایط عادی، ارتباط ایمیل از طریق سرور ایران انجام میشود. اما به محض اینکه اختلالی رخ دهد (مثلاً اینترنت بین‌الملل قطع شود یا دیتاسنتر داخلی دچار مشکل شود)، به صورت خودکار ترافیک ایمیل به سمت سرور Mirror هدایت میشود.
چرا Email Mirroring ضروری است؟
1. تضمین تداوم کسب‌وکار (Business Continuity)
قطع شدن ایمیل حتی برای چند ساعت می‌تواند پیامدهای سنگینی داشته باشد: از دست رفتن سفارش‌های مشتریان، تاخیر در پاسخ‌گویی، و خدشه به اعتبار برند. Email Mirroring به شما این امکان را می‌دهد که بدون وقفه به مکاتبات ادامه دهید.
2. مقابله با بحران‌های ملی و زیرساختی
در کشورهایی که اینترنت سراسری ممکن است دچار محدودیت یا قطعی شود، یک سرور Mirror در خارج از کشور، به‌عنوان دروازه امن ارتباطی عمل می‌کند. بنابراین سازمان شما حتی در شرایط بحرانی همچنان در ارتباط با دنیا باقی می‌ماند.
3. حفاظت از اطلاعات و لاگ‌ها
علاوه بر ایمیل‌ها، تمام جزئیات صندوق‌های پستی، فولدرها، تنظیمات و لاگ‌های امنیتی هم روی سرور Mirror ذخیره می‌شوند. این یعنی هیچ بخشی از داده‌های حیاتی سازمان در معرض ریسک از دست رفتن قرار نمی‌گیرد.
4. حفظ اعتماد مشتریان و شرکای خارجی
وقتی مشتریان خارجی ببینند که سازمان شما حتی در زمان قطعی اینترنت همچنان پاسخگوست، اعتماد آن‌ها به سطح حرفه‌ای بودن شما چند برابر خواهد شد. این ویژگی می‌تواند به تنهایی مزیت رقابتی بزرگی محسوب شود.
راه اندازی Email Mirroring در SmarterMail
SmarterMail به عنوان یکی از قدرتمندترین میل‌سرورهای سازمانی، زیرساخت Mirroring را به شکلی بومی و یکپارچه فراهم می‌کند. در سرویس Mail Mirroring ، شما یک سرور اصلی ایمیل در ایران دارید و یک سرور ثانویه یا Mirror در آلمان، که به عنوان نسخه پشتیبان و جایگزین اضطراری عمل می‌کند. با تکنیک Mirroring در میل سرورهای اختصاصی اسمارترمیل ماناسرور میتوانیم تمام ایمیل‌های دریافتی، ارسالی و محتوای میل‌باکس کاربران، پوشه‌ها، ضمیمه‌ها و حتی لاگ‌ها را به‌صورت لحظه ای از سرور ایران به سرور آلمان کپی کنیم. بنابراین با تنظیم رکوردهای DNS Zone تعریف میکنیم که در شرایط عادی، تمام ایمیل‌ها به سرور اصلی در ایران تحویل داده شوند. اما اگر اینترنت کشور یا سرور داخلی در دسترس نباشد، ایمیل‌ها به‌صورت خودکار به سرور Mirror در آلمان هدایت میشن و کاربران هم از طریق سرور آلمان می‌توانند ارسال و دریافت ایمیل را ادامه داده و با بازگشت شرایط به حالت عادی، اطلاعات ایمیل از سرور آلمان مجدد با سرور اصلی سینک شده تا یکپارچگی حفظ شود.
- هماهنگی از طریق DNS Zone
- رکوردهای MX به گونه‌ای تعریف می‌شوند که اولویت ارسال ایمیل با سرور اصلی (ایران) است.
- سرور Mirror (آلمان) به‌عنوان مقصد جایگزین (Failover MX) تعریف میشود.
- Replication لحظه‌ای
- تمامی صندوق‌های پستی (Inbox, Sent Items, Custom Folders) به صورت لحظه‌ای در هر دو سرور هماهنگ می‌شوند.
- این همگام‌سازی از طریق پروتکل‌های اختصاصی SmarterMail و بدون افت سرعت انجام میشود.
- Switch خودکار در زمان بحران
- به محض از دسترس خارج شدن سرور اصلی، مسیر ایمیل‌ها به صورت خودکار به سمت سرور Mirror تغییر می‌کند.
- کاربران حتی نیازی به تغییر تنظیمات Outlook یا موبایل خود ندارند.
- بازگشت هوشمند (Failback)
- بعد از رفع اختلال، اطلاعات ایمیل و تغییرات ایجادشده روی سرور آلمان دوباره به سرور ایران بازگردانده میشود.
- این فرآیند باعث میشود که هیچ داده‌ای از دست نرود.
تفاوت Email Mirroring با Backup سنتی
بسیاری از مدیران IT گمان می‌کنند داشتن بکاپ روزانه کافی است. اما در واقع تفاوت‌های مهمی وجود دارد:
1. ماهیت سرویس: در روش Backup سنتی یک کپی از داده‌ها (ایمیل‌ها، فایل‌ها، تنظیمات) در یک بازه مشخص (مثلاً روزانه یا هفتگی) گرفته میشود. اما در روش Email Mirroring یک کپی زنده و لحظه‌ای (Real-time Replication) از کل سرور ایمیل (صندوق‌ها، فولدرها، لاگ‌ها، تنظیمات و حتی تغییرات کاربری) روی یک سرور جایگزین ساخته می شود.
2. زمان بازیابی (Recovery Time): با Backup سنتی از ایمیل ها در زمان بحران، باید ابتدا بکاپ برگردانده شود (Restore) که ممکن است چند ساعت تا چند روز به طول بیانجامد اما در سناریوی Email Mirroring عملاً Downtime صفر دارید. چون به محض از دسترس خارج شدن سرور اصلی، سرور Mirror به صورت خودکار فعال شده و ارتباط ادامه پیدا می‌کند.
3. از دست رفتن داده‌ها (Data Loss): در گیری Backup سنتی همیشه فاصله‌ای بین آخرین بکاپ و زمان بحران وجود دارد. مثلاً اگر بکاپ شما هر ۲۴ ساعت گرفته شود، ایمیل‌های همان روز ناگزیر از دست میرود. این د حالیست که با سناریوی Email Mirroring هیچ داده‌ای از دست نمیرود، چون همه چیز به صورت همزمان روی هر دو سرور ذخیره خوهد شد.
4. سناریوی بحران: روش Backup سنتی بیشتر برای بازگردانی داده‌های قدیمی یا زمانی که سرور آسیب دیده کارایی دارد. اما در لحظه بحران (مثلاً قطعی اینترنت یا از کار افتادن سرور اصلی) ابدا کارایی فوری ندارد. در حالی که Email Mirroring دقیقاً برای بحران طراحی شده؛ یعنی وقتی اینترنت کشور قطع می شود، یا سرور ایران در دسترس نیست، ارتباط ایمیلی بدون توقف از طریق سرور خارج ادامه پیدا خواهد کرد.
5. تجربه کاربری: در نهایت با Backup گیری سنتی کاربران در زمان بحران نمی‌توانند ایمیلی فرستاده یا دریافت کنند تا وقتی که سرویس دوباره راه‌اندازی شود. اما در سرویس Email Mirroring کاربران حتی متوجه تغییر سرور نشده و Outlook، موبایل و وب‌میل همانطور که همیشه کار می‌کرده، ادامه خواهد داشت.
🔑 جمع‌بندی
در واقع داشتن Backup مثل داشتن یک عکس قدیمی از دفتر کار است، ولی Email Mirroring مثل داشتن یک دفتر دوم آماده به کاره که اگر دفتر اصلی بسته شد، بدون وقفه می‌تونید کارتون رو ادامه بدید. پیشنهاد ماناسرور این است که بهترین اقدام برای سازمان ها استفاده از هر دو روش است؛ Backup برای محافظت بلندمدت از داده‌ها و Email Mirroring برای تضمین پایداری ۱۰۰٪ سرویس ایمیل در لحظه بحران.
سناریوی واقعی Email Mirorring چگونه است؟
فرض کنید یک شرکت بین‌المللی در حال مذاکره برای عقد قرارداد با شماست. درست در همان لحظه، اینترنت بین‌الملل در ایران قطع میشود. اگر Email Mirroring نداشته باشید: ایمیل‌های طرف مقابل برگشت می‌خورد یا در صف گیر می‌کند و شما هیچ دسترسی به مکاتبات جدید ندارید. در نهایت اعتبار سازمان شما زیر سوال میرود.
اما با وجود Email Mirroring ایمیل‌ها به‌طور خودکار به سرور آلمان منتقل شده و شما همچنان می‌توانید ایمیل ارسال و دریافت کنید و طرف مقابل حتی متوجه اختلال شبکه شما نخواهد شد. سرویس میرورینگ ماناسرور به این صورت کار می‌کند که یک سرور مستر(اکتیو) و یک سرور اسلیو(پسیو) داریم. یا اگر بخواهم واضح‌تر بگویم، یک سرور اکتیو و یک سرور پسیو. سرور اکتیو، سرور اصلی و فعال ماست که ارسال و دریافت ایمیل‌ها روی آن انجام میشود. سرور پسیو نیز به صورت Real-Time همیشه اطلاعات را از سرور اکتیو دریافت و روی خودش سینک می‌کند.
دلیل اینکه ما یک سرور را اکتیو و دیگری را پسیو در نظر می‌گیریم این است که اگر ارسال و دریافت روی هر دو سرور انجام شود، سینک کردن آن‌ها به صورت دوطرفه پیچیده میشود و احتمال تداخل در اطلاعات وجود دارد. به همین دلیل، پیش‌فرض ما این است که یکی اکتیو و دیگری پسیو باشد. در چالش اینترنت ملی و قطعی اینترنت این سناریو به این صورت پیاده‌سازی می شود که سرور ایران به عنوان اکتیو و سرور آلمان به عنوان پسیو در نظر گرفته خواهد شد.
در تنظیمات دریافت ایمیل، وضعیت به این شکل است: وقتی ایمیلی دریافت میشود، ابتدا روی سرور ایران کاربر دریافت می‌گردد. برای ارسال نیز آموزش داده می شود که همه ارسال‌ها باید از طریق سرور ایران انجام شود. با پیاده سازی سناریوی Email Mirorring همیشه این دو سرور با هم سینک هستند.
حال اگر اینترنت ایران به هر دلیلی قطع شود (مثلاً در شرایط بحرانی مانند جنگ) ما روی DNS دامنه مشتری تنظیماتی انجام داده‌ایم که به‌صورت خودکار، دریافت ایمیل ابتدا از سرور ایران انجام شود و اگر سرور ایران در دسترس نبود، ایمیل‌ها به سرور آلمان منتقل شوند.این یعنی تا زمانی که اینترنت داخل ایران برقرار است، ایمیل‌ها روی سرور ایران دریافت و به صورت Real-Time روی سرور آلمان نیز سینک می‌شوند. به محض قطع اینترنت، دریافت ایمیل بدون اختلال از طریق سرور آلمان ادامه پیدا می‌کند. مثلاً اگر نیروهایی خارج از ایران داشته باشید که به اینترنت دسترسی دارند، می‌توانند به سرور آلمان لاگین کرده و بدون هیچ تغییری در تنظیمات، ارسال و دریافت ایمیل را ادامه دهند؛ با کیفیت کامل و امتیاز تحویل 10 از 10.
وقتی مشکل برطرف شد و اینترنت ایران دوباره وصل شد، عملیات سینک برعکس انجام میشود. یعنی این بار اطلاعات ذخیره‌شده در سرور آلمان به سمت سرور ایران سینک می‌گردد تا هر دو سرور دوباره یکسان شوند و سرور ایران دوباره اکتیو و سرور آلمان پسیو شود.
به طور کلی، عملکرد این سیستم بسیار منظم و دقیق است و پیچیدگی خاصی ندارد که بخواهد مشتری را درگیر مسائل فنی کند؛ همه چیز به صورت کامل و خودکار توسط ما مدیریت میشود.