قابلیت Auto Responder در SmarterMail یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت ارتباطات ایمیلی در محیط‌های کاری است.در سرویس‌های ایمیل سازمانی مانند SmarterMail، قابلیت Auto Responder یا «پاسخگوی خودکار» این امکان را فراهم می‌کند تا در زمانی که در دسترس نیستید، برای ایمیل‌های دریافتی به‌صورت خودکار پاسخی ارسال شود.
این ویژگی مخصوص مدیران، کارشناسان پشتیبانی و کاربران حرفه‌ای است که می‌خواهند ارتباط سازمانی خود را حتی در زمان غیبت، حفظ کنند.
کاربرد Auto Responder در ایمیل سازمانی
وقتی کاربری برای شما ایمیل ارسال می‌کند و شما در آن لحظه قادر به پاسخ‌گویی نیستید، Auto Responder به‌طور خودکار یک پیام از پیش تعیین‌شده را برای او ارسال می‌کند.
مثلاً می‌توانید بنویسید:
با سلام،
از پیام شما سپاسگزارم. در حال حاضر در دفتر حضور ندارم و از تاریخ ۲۰ مهر مجدداً در دسترس خواهم بود.
در صورت نیاز فوری با آدرس support@yourdomain.com تماس بگیرید.
به این ترتیب هیچ ایمیلی بدون پاسخ باقی نمی‌ماند و فرستنده از وضعیت شما مطلع می‌شود.یزط
مراحل فعال‌سازی Auto Responder در SmarterMail
مرحله ۱: ورود به بخش تنظیمات
در محیط کاربری SmarterMail، از منوی بالای صفحه روی گزینه More کلیک کنید و سپس از منوی بازشده، Settings را انتخاب نمایید.
این مرحله در تصویر زیر مشخص شده است.
مرحله ۲: ورود به منوی Auto Responder
در ستون سمت چپ صفحه تنظیمات، از قسمت Account گزینه‌ی Auto Responder را انتخاب کنید.
در این بخش می‌توانید موضوع، متن و بازه زمانی پاسخ خودکار را تنظیم نمایید.
مرحله ۳: تنظیم پاسخ خودکار برای کاربران داخلی و خارجی
در این بخش دو قسمت مجزا وجود دارد:
- Response to Send to Domain Users
پاسخ خودکار برای کاربران داخلی همان دامنه (مثلاً همکاران داخل سازمان). - Response to Send to Everyone Else
پاسخ خودکار برای کاربران خارج از سازمان (مثلاً مشتریان یا همکاران بیرونی).
این تقسیم‌بندی کمک می‌کند پاسخ‌هایتان هدفمند باشد؛ مثلاً برای همکاران داخلی پیام کوتاه‌تری بفرستید و برای مشتریان توضیحات بیشتری ارائه دهید.
در سمت راست صفحه، بخش Options شامل چند تنظیم کلیدی است:
| گزینه | توضیح |
| Enable Autoresponder | فعال یا غیرفعال کردن پاسخ خودکار. اگر این گزینه خاموش باشد، هیچ پاسخی ارسال نمی‌شود. |
| Disable responses to indirect mail | جلوگیری از ارسال پاسخ خودکار به ایمیل‌های فورواردشده یا گروهی (مثل sales@company.com). |
| Only send between certain dates | تعیین بازه زمانی مشخص برای فعال بودن پاسخ خودکار (مثلاً فقط در ایام مرخصی). |
| Send To | تعیین محدوده ارسال پاسخ: کاربران داخلی، مخاطبین ذخیره‌شده یا همه فرستنده‌ها. |
توضیح گزینه‌های بخش Send To
در منوی Send To سه گزینه وجود دارد که مشخص می‌کند پاسخ خودکار برای چه کسانی ارسال شود:
| گزینه | توضیح |
| Senders in my Domain | پاسخ فقط برای افرادی ارسال می‌شود که در همان دامنه شما هستند (کاربران داخلی سازمان). |
| Senders in my Domain and Contacts | پاسخ برای کاربران داخلی و همچنین آدرس‌هایی که در بخش Contacts ذخیره شده‌اند ارسال می‌شود. |
| All Senders | پاسخ خودکار برای تمام فرستنده‌ها، چه داخلی و چه خارجی، ارسال می‌شود. |
نکات مهم در استفاده از Auto Responder
- SmarterMail فقط یک پاسخ در روز برای هر فرستنده ارسال می‌کند تا از ایجاد حلقه پاسخ بی‌پایان جلوگیری شود.
- اگر ایمیل‌های گروهی (مثل support@company.ir) دارید، بهتر است گزینه‌ی Disable responses to indirect mail فعال باشد.
- برای جلوگیری از ارسال اطلاعات حساس، در پاسخ خودکار جزئیات داخلی سازمان را ننویسید.
- در صورت استفاده از دامنه‌های چندگانه در ماناسرور، هر کاربر باید Auto Responder خود را جداگانه تنظیم کند.
نتیجه‌گیری
قابلیت Auto Responder در SmarterMail ابزاری قدرتمند برای مدیریت ارتباطات ایمیلی در شرایطی است که در دسترس نیستید.
با تنظیم درست آن می‌توانید مطمئن باشید که هیچ ایمیلی بدون پاسخ نمی‌ماند و ارتباطات کاری شما همیشه حرفه‌ای و منظم به نظر می‌رسد.
در سرویس‌های هاست ایمیل اختصاصی ماناسرور، تمام این قابلیت‌ها به‌صورت کامل پیکربندی‌شده در دسترس کاربران است تا با چند کلیک ساده، پاسخگوی خودکار سازمان خود را فعال کنند.