در برخی موارد، ممکن است سرور ایمیل به‌دلیل تنظیمات امنیتی و فیلتر اسپم (Spam Filtering)، ایمیل‌های دریافتی از برخی فرستندگان معتبر را به‌اشتباه به عنوان اسپم شناسایی کند. برای جلوگیری از این اتفاق، می‌توان فرستندگان یا دامنه‌هایی را به عنوان Trusted Sender (فرستنده مورد اطمینان) در SmarterMail تعریف کرد تا ایمیل‌های آنها همیشه بدون محدودیت دریافت شوند.
هدف از افزودن فرستنده مورد اعتماد
با افزودن دامنه یا آدرس ایمیل به لیست Trusted Senders:
- از فیلتر شدن ایمیل‌های مهم در فولدر Junk Email جلوگیری می‌شود.
- ایمیل‌های داخلی یا شرکای تجاری همیشه بدون تأخیر تحویل داده می‌شوند.
- احتمال از دست رفتن مکاتبات حیاتی (مثل فاکتورها یا اطلاع‌رسانی‌های سیستمی) کاهش می‌یابد.
مراحل تنظیم فرستنده مورد اعتماد در SmarterMail
مرحله ۱: ورود به محیط وب‌میل SmarterMail
ابتدا وارد وب‌میل شوید:
(به‌جای YourDomainName نام دامنه خود را وارد کنید)
سپس با نام کاربری و رمز عبور ایمیل خود وارد شوید. سپس طبق تصویر زیر وارد قسمت تنظمیات شوید
مرحله ۲: ورود به بخش Spam Filtering
پس از باز شدن منوی تنظیمات در ستون سمت چپ، روی گزینه Spam Filtering کلیک کنید.
مرحله ۳: باز کردن بخش Trusted Senders
در قسمت Trusted Senders دو گزینه اصلی وجود دارد:
- Trusted Domains
- Trusted Email Addresses
این بخش در سمت راست صفحه و زیر عنوان “Trusted Senders” قرار دارد.
مرحله ۴: افزودن دامنه یا آدرس ایمیل مورد اعتماد
با کلیک روی آیکن ✎ (ویرایش) در کنار هر گزینه، پنجره‌ای برای افزودن مقادیر جدید باز می‌شود.
- اگر می‌خواهید کل یک دامنه را مورد اعتماد قرار دهید (مثلاً تمام آدرس‌های @company.com)، گزینه‌ی Trusted Domains را باز کنید و دامنه را وارد نمایید.
اگر فقط می‌خواهید یک آدرس ایمیل خاص را به لیست اعتماد اضافه کنید (مثلاً support@company.com)، از بخش Trusted Email Addresses استفاده کنید.
در هر دو حالت، پس از وارد کردن آدرس، روی گزینه Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.
- می‌توانید چندین دامنه یا آدرس را وارد کنید؛ فقط کافی است هر کدام را در یک خط جداگانه بنویسید.
- آدرس‌هایی که در Contacts شما قرار دارند به‌صورت خودکار در لیست Trusted Senders لحاظ می‌شوند.
- توصیه می‌شود فقط ایمیل‌ها و دامنه‌هایی را به این لیست اضافه کنید که از اعتبار و امنیت آنها مطمئن هستید.
- اگر می‌خواهید دامنه‌ای را از این لیست حذف کنید، کافی است دوباره وارد همین بخش شده و مقدار مورد نظر را پاک نمایید.
جمع‌بندی
با افزودن فرستنده یا دامنه مورد اعتماد در SmarterMail، اطمینان حاصل می‌کنید که ایمیل‌های حیاتی شما هیچ‌گاه توسط فیلتر اسپم مسدود یا به پوشه Junk منتقل نخواهند شد. این تنظیم به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که ارتباطات داخلی یا B2B دارند بسیار حیاتی است.